Kamu ihalelerinde hazırlık süreci, özellikle yapım işlerinde, çok sayıda fiyat, poz, analiz ve hesaplamanın bir arada yürütülmesini gerektiriyor. Birim fiyatların araştırılmasıyla başlayan süreç; yaklaşık maliyet hesabı, teklif hazırlığı ve gerektiğinde aşırı düşük teklif savunmasının hazırlanmasına kadar uzanıyor.
Bu süreçlerde kullanılan araçların hızının yanı sıra güncel verilere ulaşmak ve yapılan hesaplamaları kontrol edebilmek de firmalar açısından önemli hale geliyor.
Bir yapım ihalesinin hazırlığında en sık yapılan işlemlerden biri birim fiyat araştırması. Farklı kurumlara ait pozların bulunması, poz numarasının veya açıklamasının kontrol edilmesi ve ilgili dönemin fiyatına ulaşılması, özellikle çok sayıda iş kaleminin bulunduğu projelerde ciddi zaman alabiliyor.
Herpoz, farklı kamu kurumlarının birim fiyat ve poz verilerini tek bir platformda aramaya imkân tanıyor. Kullanıcılar poz numarası, açıklama ve farklı arama kriterleri üzerinden arama yaparak ihtiyaç duydukları fiyat ve analizlere daha hızlı ulaşabiliyor. Platformda güncel fiyatların yanı sıra geçmiş dönemlere ait verilere de erişilebiliyor.
Bu yaklaşımın temel amacı yalnızca birim fiyat bulmak değil, fiyat araştırmasını ihale hazırlığının diğer aşamalarıyla birlikte yürütmek.
Birim fiyatların belirlenmesinin ardından önemli aşamalardan biri yaklaşık maliyetin oluşturulması. Çok sayıda iş kaleminin bulunduğu projelerde pozların tek tek bulunması, miktarların girilmesi, analizlerin oluşturulması ve sonuçların raporlanması oldukça uzun sürebiliyor.
Herpoz’un yaklaşık maliyet modülü, bu işlemleri tek bir çalışma alanında gerçekleştirmeye yönelik araçlar sunuyor. Excel, Word ve PDF formatlarında raporlama yapılabilirken; analiz, alt analiz, mahal ve icmal gibi farklı çıktıların da oluşturulmasına imkân sağlanıyor.
Özellikle daha önce hazırlanmış çalışmaların tekrar kullanılabilmesi ve fiyatların güncellenebilmesi, düzenli olarak ihale hazırlayan firmalar açısından önemli bir kolaylık sağlıyor.
İhale sürecinin en kritik aşamalarından biri de teklifin aşırı düşük bulunması halinde yapılacak açıklama. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesi kapsamında, aşırı düşük teklif olduğu değerlendirilen isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili ayrıntılı açıklama istenebiliyor.
Burada yalnızca düşük bir fiyat sunmak yeterli olmuyor. Kullanılan fiyatların, miktarların, işçilik ve malzeme hesaplarının ve açıklamaya dayanak oluşturan belgelerin birbiriyle uyumlu olması gerekiyor.
Kamu İhale Kurulu kararlarında da aşırı düşük teklif açıklamalarında kullanılan miktar ve birim fiyatların, yaklaşık maliyet hesabındaki değerlerle farklılaşması; malzemelerin teknik şartnameye uygunluğunun yeterince ortaya konulmaması veya gerekli dayanakların sunulmaması gibi hususların değerlendirmeye konu olduğu görülüyor.
Dolayısıyla aşırı düşük savunması, birkaç tablonun hazırlanmasından ibaret olmayan, ihale dokümanının ve maliyet hesabının birlikte değerlendirilmesini gerektiren bir süreç.
Herpoz’un yaklaşımı, ihale hazırlığında birbirinden kopuk şekilde yapılan işlemleri tek bir platform altında toplamaya dayanıyor.
Birim fiyat arama ile başlayan çalışma, yaklaşık maliyet hesabı ve teklif hazırlığıyla devam ederken; ihtiyaç halinde aşırı düşük teklif savunmasına kadar ilerleyebiliyor. Platformda aşırı düşük teklif sorgulamasında hangi pozların açıklamaya konu olduğunu belirlemeye, savunma dosyası oluşturmaya ve Excel, Word ve PDF formatlarında çıktı almaya yönelik araçlar da bulunuyor.
Aşırı düşük teklif savunması konusunda ise Herpoz yalnızca yazılım tarafında değil, danışmanlık hizmetleriyle de destek sunuyor. İhale öncesi strateji, savunma dosyasının hazırlanması ve gerektiğinde idare, KİK ve yargı süreçlerine ilişkin çalışmalar yürütülebiliyor.
İhale hazırlığında küçük görünen işlemlerin toplamı, özellikle yüksek miktarda poz içeren projelerde ciddi bir iş yüküne dönüşebiliyor. Birim fiyat aramak, analiz oluşturmak, yaklaşık maliyet hesaplamak, teklif hazırlamak ve gerektiğinde aşırı düşük savunması oluşturmak farklı programlarda veya dosyalarda yürütüldüğünde kontrol edilmesi de zorlaşıyor.
Bu nedenle ihale profesyonelleri için yalnızca fiyat bilgisine ulaşmak değil, bu bilgiyi doğrudan hesaplamalarda kullanabilmek ve sürecin farklı aşamalarında tekrar değerlendirebilmek giderek daha önemli hale geliyor.
Herpoz da birim fiyat aramadan yaklaşık maliyet hesabına, teklif hazırlığından aşırı düşük teklif savunmasına kadar uzanan süreci tek platform üzerinden yönetmeyi hedefliyor.
İhale hazırlığında hız kadar doğru veriye, düzenli hesaplamaya ve kontrol edilebilir bir çalışma sistemine ihtiyaç duyan firmalar için dijital araçlar, artık yardımcı bir seçenekten çok sürecin önemli parçalarından biri haline geliyor.
