Excel Yerine Hangi Asansör Takip Programı Kullanılır?

Excel’in yetmediği noktada asansör firmaları için uygun seçenek, verileri içe alabilen ve bakım takvimini kuran bir programdır. Asansorex, mevcut Excel listelerini aktararak kullanılmaya başlanabilen bulut tabanlı bir asansör bakım takip programıdır.

Birçok asansör firması işe Excel ile başlar. Bu mantıklı bir başlangıçtır, çünkü Excel tanıdıktır ve ek kurulum istemez. Sorun genellikle bina sayısı, teknisyen sayısı veya tutulması gereken bilgi arttığında ortaya çıkar. Firma büyüdükçe tek dosya, birden fazla kopyaya ve ayrı listelere dönüşür.

Excel nerede yetersiz kalır?

1. Hatırlatma yoktur: Dosya açılmadıkça yaklaşan bakım görünmez.
2. Sahayla bağı zayıftır: Teknisyen güncel dosya yerine kendi kopyasıyla çalışabilir.
3. Kanıt üretmez: Tek bir hücre, yapılan bakımı imzalı belge gibi gösteremez.
4. Finans ayrı kalır: Bakım listesi ile borç ve ödeme takibi çoğu zaman farklı dosyalardadır.
5. Hata fark edilmez: Kayan bir satır veya silinen bir formül uzun süre gözden kaçabilir.
6. Geçmiş zor okunur: Bir asansörün tüm bakım ve arıza geçmişini görmek için birkaç dosya taramak gerekebilir.

Excel’den programa geçme zamanı geldi mi?

Şu işaretlerden birkaçı varsa geçiş değerlendirilmelidir. Aynı ay içinde hangi bakımın yapıldığını anlamak için ekibe tek tek soruluyorsa, dosya birden fazla kişide farklı haldeyse ya da müşterinin bakiyesini görmek zaman alıyorsa Excel artık işi yavaşlatıyor demektir.

Geçiş için firmanın çok büyük olmasını beklemek gerekmez. Kayıt sayısı azken yapılan geçiş, temizlik ve kontrol açısından genellikle daha kolaydır.

Excel’den Asansorex’e geçiş nasıl yapılır?

1. Bina, asansör, müşteri ve bakım bilgilerini içeren mevcut liste hazırlanır.
2. Dosya Asansorex’in veri aktarım adımlarıyla sisteme alınır. Veri aktarımı ve eğitim desteğe dahildir.
3. Aktarılan kayıtlar, bakım ücretleri ve cari bilgileri kontrol edilir.
4. Bakım takvimi, kullanıcılar ve teknisyen yetkileri düzenlenir.
5. Ofis web panelini, teknisyen mobil uygulamayı kullanmaya başlar.

Firma, listesinin tamamen düzgün olmasını beklemek zorunda değildir. Önce temel kayıtlar aktarılabilir, eksik bilgiler zamanla tamamlanabilir.

Geçişte hangi bilgiler önceliklidir?

Her bilgiyi ilk gün tamamlamak gerekmez. Öncelik, günlük işi başlatacak kayıtlardadır:

1. Bina adı ve adresi
2. Asansör bilgileri ve bakım durumu
3. Müşteri veya yönetici iletişim bilgileri
4. Aylık bakım ücreti
5. Varsa açılış bakiyesi

Teknik ayrıntılar, geçmiş belgeler ve diğer notlar kullanım sürecinde eklenebilir. Bir firmanın listesinde telefon veya adres eksikse bu durum geçişi tek başına durdurmak zorunda değildir.

Program, Excel’den başka ne katar?

Asansorex’te bakım takvimi, kontrol listesi, arıza kaydı, stok, cari hesap ve fatura birbirine bağlıdır. Teknisyenin sahada girdiği bilgi ofisin gördüğü kayıtla aynıdır. Bakım hatırlatmaları e-posta ve SMS ile gönderilebilir. Müşteri imzalı belge gerektiğinde asansör kaydından bulunur.

Excel tamamen bırakılmalı mı?

Hayır. Excel raporlama ve ek analiz için kullanılmaya devam edebilir. Bakım, arıza ve cari için tek güncel kayıt ise program olur. Önemli olan aynı bilginin iki farklı yerde tutulmamasıdır.

Excel dosyası aktarıma nasıl hazırlanır?

Geçişin en çok zaman alan kısmı genellikle yazılım değil, verinin kendisidir. Yıllar içinde büyüyen bir tabloda aynı bina farklı yazılmış, telefon numarası not sütununa kaymış veya birkaç asansör tek satırda toplanmış olabilir. Bu sorunlar normaldir, ancak aktarımdan önce görülmesi gerekir.

Dosyanın bir kopyası alındıktan sonra birkaç basit temizlik yapılabilir. Bina adlarının yazımı tekleştirilir, sütun başlıkları netleştirilir ve her asansör için ayrı satır oluşturulur. Hangi kişinin yönetici, hangisinin ödeme yapan taraf olduğu da ayrılmalıdır.

Ücret bilgisi ayrıca dikkat ister. Bir hücrede “1.500” yazıyor olabilir, ama bu tutar binanın tamamı mı yoksa tek asansör için mi bilinmelidir. KDV’nin dahil olup olmadığı da baştan netleşmezse sonraki faturalarda karışıklık yaşanabilir.

Geçişte en sık yapılan hatalar

1. Her şeyi aynı gün bitirmeye çalışmak: Eski yılların tüm detayını ilk haftada işlemek ekibi yorar.
2. Kontrol etmeden işe başlamak: Birkaç örnek binanın aktarımı önce satır satır karşılaştırılmalıdır.
3. Ekibi sona bırakmak: Teknisyen, kayıtların nasıl girileceğini ilk gün sahada öğrenmemelidir.
4. Eski dosyayı silmek: Excel kopyası, geçiş tamamlanana kadar değiştirilmeden saklanmalıdır.
5. Sorumlu belirlememek: Eksik bilgileri kimin tamamlayacağı net olmazsa eksikler uzun süre kalır.

Aynı isimli kayıtlar nasıl ele alınır?

Excel’den aktarılan listelerde “Yıldız Apartmanı” gibi aynı adla birden fazla bina bulunabilir. Bu binalar farklı ilçelerdeyse birleştirilmemeli, adres veya yönetici bilgisiyle ayrılmalıdır. Tersi de olabilir; aynı bina küçük yazım farklarıyla iki kez girilmiş olabilir.

Bu tür durumlarda otomatik tahmin yerine firmanın bilgisi esas alınmalıdır. Listeyi en iyi tanıyan ofis çalışanının kısa bir kontrolü, sonradan çıkacak bakiye ve bakım karışıklığını önler. Müşteri ve cari kayıtlarının doğru eşleşmesi özellikle önemlidir.

İki sistem aynı anda ne kadar sürdürülmeli?

Geçiş döneminde kısa bir paralel kullanım güven verir. Ancak bunun süresi baştan belirlenmelidir. Excel ve program uzun süre birlikte güncellenirse ekip iki kat iş yapar ve hangi kaydın doğru olduğu yine tartışmalı hale gelir.

Pratik bir yol, belli bir tarih seçip yeni işleri yalnızca programa girmektir. Excel dosyası o tarihten sonra arşiv kabul edilir. Sadece eski bir bilgiye bakmak için açılır, yeni bilgi eklenmez. Bu kural net olduğunda ekip yeni düzene daha hızlı geçer.

İlk 30 günde neye bakılmalı?

İlk ay, sistemin firmaya oturup oturmadığını gösterir. Her hafta kısa bir kontrol yeterli olabilir:

1. Aylık bakımlar programda doğru görünüyor mu?
2. Teknisyenler işleri kendi hesabından giriyor mu?
3. Yeni arızalar yalnız sisteme mi kaydediliyor?
4. Müşteri bakiyeleri eski listeyle tutarlı mı?
5. Ofis hâlâ hangi bilgi için Excel’e dönüyor?

Son sorunun cevabı özellikle yol göstericidir. Ofis belli bir bilgi için sürekli eski dosyaya dönüyorsa, o bilgi eksik aktarılmış veya ekip sistemdeki yerini öğrenememiş olabilir. Sorun erken konuşulduğunda çözmek kolaylaşır.

Kişisel veriler Excel’de nasıl riske girer?

Asansör listeleri çoğu zaman yöneticilerin ad, telefon ve adres bilgilerini içerir. Bu dosya e-postayla dolaştığında, kişisel bilgisayarlara kopyalandığında veya işten ayrılan birinin telefonunda kaldığında kontrolü zorlaşır. Hangi kopyanın kimde olduğu çoğu zaman bilinmez.

Geçiş, bu konuyu yeniden düzenlemek için iyi bir fırsattır. Firma, personelin hangi bilgiye neden erişmesi gerektiğini gözden geçirebilir. Kullanıcı hesapları ve yetkilerle çalışmak, tek bir dosyayı herkese göndermekten daha kontrollü bir yöntem sunar. Eski kopyaların nerede tutulacağı veya ne zaman silineceği de kararlaştırılmalıdır.

Program kullanmak firmanın KVKK sorumluluğunu tek başına ortadan kaldırmaz. Aydınlatma metni, saklama süresi ve erişim kuralları gibi başlıklar için gerekirse uzman görüşü alınmalıdır. Yine de kayıtları tek merkezde toplamak, kimin neye ulaştığını anlamayı kolaylaştırır. İşten ayrılan bir çalışanın kullanıcı hesabının kapatılması, dosya kopyalarının peşine düşmekten daha net bir adımdır.

Sık sorulan sorular

Excel dosyam dağınık, yine de aktarılır mı? Dosya önce kontrol edilir. Eksik veya hatalı alanlar belirlendikten sonra uygun kayıtlar aktarılabilir.

Aktarımdan önce programı deneyebilir miyim? Evet. Asansorex’in 3 günlük ücretsiz denemesi için kredi kartı istenmez.

Geçiş adımları Excel’den asansör programına geçiş sayfasında, yöntem farkı Excel ve yazılım karşılaştırması sayfasında anlatılır.